Privacyverklaring van Aquatic Explorers

Zoals ieder modern bedrijf ontkomt ook Aquatic Explorers er niet aan om gegevens van (potentiele) klanten te verzamelen. Middels deze privacyverklaring wil Aquatic Explorers inzichtelijk maken hoe we met jouw gegevens omgaan en welke rechten jij als klant hebt. Deze privacyverklaring is van Aquatic Explorers welke geregistreerd staat bij de kamer van Koophandel onder nummer 74796194. Deze privacyverklaring is ook geldig voor de aan Aquatic Explorers gelieerde handelsnaam de duik coach.

Deze privacyverklaring is geldig met ingang van 01-08-2019.

Van wie verzamelt Aquatic Explorers persoonsgegevens?

Aquatic verzamelt (persoons-)gegevens van personen die:

Zich inschrijven middels de websites.
Als klant gebruik maken van onze producten en/of diensten.
Contactpersoon zijn van leveranciers en/of andere 3e partijen waar Aquatic Explorers mee samenwerkt.

Bezoekers van onze website worden getrackt met behulp van verschillende cookies. Deze informatie wordt veelal (gedeeltelijk) geanomiseerd. Meer informatie hierover vind je in de cookie-statement Onze formulieren zijn zo ingericht dat deze alleen relevante informatie vragen. Het achterlaten van deze informatie geschiedt per definitie geheel vrijwillig.

Waarom verzamelt Aquatic Explorers persoonsgegevens?

Aquatic Explorers heeft bepaalde gegevens nodig voor de bedrijfsvoering. Deze worden gebruikt om:

Om te communiceren met en vragen te beantwoorden van (potentiele) klanten, leveranciers, 3e partijen en vrijwilligers
Om offertes te versturen
Om nieuwsbrieven, brochures en uitnodigingen te versturen
Om je in te schrijven voor een opleiding, cursus of activiteit of mailing lijst
Om je te contacteren na inschrijving
Om in staat te zijn een opleiding, cursus, activiteiten en/of andere overeenkomsten uit te voeren
Om je te brevetteren (bijv. bij padi)
Om vast te stellen dat je aan alle voorwaarden voldoet om aan een opleiding, cursus of activiteit deel te nemen (eg. Vaststellen brevetteringsniveau en/of medische geschiktheid)
Om het mogelijk te maken facturen te innen en restitutie mogelijk te maken
Om intern marktonderzoek of tevredenheidsonderzoek te doen
Om je te informeren over commerciële aanbiedingen

Welke gegevens verzamelt Aquatic Explorers?

Afhankelijk van de aard van het contact met Aquatic Explorers zijn verschillende gegevens nodig. Cursisten en klanten

NAW-gegevens van cursist en eventuele voogd
Email adres, telefoonnummer, pasfoto, geslacht, verzekeringsgegevens
Medische verklaring, kopie medische keuring, padi-formulieren, padi-certificeringsnummer
NAW-gegevens, telefoonnummer en email van contactpersoon bij noodgevallen
Betalingsgegeven en bankgegevens

Deelnemers aan de mailing lijst

Naam en emailadres

Contactpersonen van leveranciers, vrijwilligers, freelancers en overige derde

Bedrijfsnaam, Kvk / btw nummer en contact gegevens voor leveranciers of 3e partijen
padi-nummers van instructeurs/divemasters

Deze gegevens slaan wij voor een bepaalde tijd op.

Bewaartermijnen

Gegevens worden door Aquatic Explorers voor bepaalde tijd bewaard. Onderstaande termijnen zijn gebaseerd op wettelijke verplichtingen of verplichtingen vanuit de certificerende partijen (eg. padi)

Gegevens van cursisten worden 7 jaar bewaard om te voldoen aan administratieve verplichtingen van padi

NAW, contact, pasfoto en medische gegevens

Contact gegevens van certificerende instructeurs of ondersteunende divemasters worden 7 jaar bewaard om te voldoen aan administratieve verplichtingen van padi

Gegevens noodzakelijk voor de (financiële) administratie worden 7 jaar bewaard om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Contact gegevens voor noodgevallen worden maximaal tot 1 jaar na beëindigen van de cursus bewaard

Contact gegevens van leveranciers, vrijwilligers en andere 3e partijen worden bewaard tot 1 jaar na beëindigen van de samenwerking

Contact gegevens voor de email lijst worden bewaard tot maximaal 3 maanden na het uitschrijven uit de email lijst

Gegevensverstrekking door Aquatic Explorers aan derde

Aquatic Explorers verstrekt alleen persoonsgegevens als dit noodzakelijk en wenselijk is voor de uitvoering van de bovenstaande doeleinden. Aquatic Explorers maakt gebruik van leveranciers en derde partijen voor:

Brevetteringen

padi
EFR

Versturen van cursusmaterialen

Externe webwinkel
Postbezorgingsbedrijf

financiële administratie

KNAB-bank
Boekhoud tooling

Opslag van gegevens

Amazon web services (Web hosting)
Email servers van Zoho.com
Microsoft OneDrive (administratie)

Aquatic Explorers zal nooit uw gegevens verkopen aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een opleiding, cursus, activiteit of er sprake is van een wettelijke verplichting.

Gebruik van beeldmateriaal

Aquatic Explorers kan beeldmateriaal gebruiken welke verkregen is tijdens opleidingen, cursussen en/of activiteiten. Het beeldmateriaal kan gebruikt worden op de website, social-media kanalen, marketing doeleinden en/of trainingsdoeleinden. Door deel te nemen aan een opleiding, cursus en/of activiteit van Aquatic Explorers verleend de deelnemer zijn/haar portretrechtelijke toestemming tot het gebruik van dit beeldmateriaal. De deelnemer kan vooraf of achteraf schriftelijk een bezwaar maken tegen het gebruik van zijn/haar portretrecht. Aquatic Explorers streeft ernaar deelnemers zoveel mogelijk vooraf te informeren over het gebruik van beeldmateriaal.

Voor beeldmateriaal van minderjarigen (jonger dan 18 jaar) zal altijd expliciete toestemming vooraf van ouder, voogd of wettelijke vertegenwoordig gevraagd worden alvorens publicatie.

Beeldmateriaal kan, maar niet uitsluitend, gebruikt worden voor:

Websites www.aquaticexplorers.nl en www.de-duik-coach.nl

Facebookpagina: AquaticExplorersNL

Instagram kanaal: aquatic_explorersnl

Youtube kanalen: Aquatic Explorers

Advertenties op: Google, Facebook, Instagram

Brochures, flyers, banner of andere marketingmaterialen

Jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens

Jij hebt het recht om:

Jouw toestemming tot het verwerken van persoonsgegevens in te trekken

De gegevens die wij van jou hebben/verwerken in te zien

Onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren/rectificeren

Je gegevens te laten overdragen aan 3e partijen

Je persoonsgegevens te laten verwijderen (waar de wet en andere verplichtingen dit toelaten)

Bezwaar te maken tegen het verwerken van je persoonsgegevens

Een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens in den Haag

Je kunt je rechten uitoefenen door een email te schrijven naar info@aquaticexplorers.nl. Het kan zijn dat wij je vragen je te identificeren alvorens we een verzoek kunnen verwerken. Als je verzoek strijdig is met wettelijke verplichtingen (bijv. belastingdienst) of voorwaarden van derde (bijv. padi) dan kan het zijn dat we je verzoek niet mogen inwilligen.

Beveiliging van jouw gegevens

Aquatic Explorers neemt passende maatregelen om misbruik en/of ongeautoriseerde toegang tot jouw gegevens te voorkomen. Gegevens worden opgeslagen in beveiligde omgevingen waar alleen noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens die in beheer zijn van Aquatic Explorers.

Onlinegegevens

Op onze websites (www.aquaticexplorers.nl en www.de-duik-coach.nl) , social-media kanalen en advertenties worden cookies gebruikt. Deze cookies kunnen gegevens opslaan of verzamelen. Cookies hebben als doel de functionaliteit te waarborgen of te helpen in het analyseren van het gebruik. Meer informatie hierover kun je vinden in onze cookie-statement.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan onderworpen zijn aan wijzigingen. De laatste versie kan gevonden worden op de website van Aquatic Explorers www.aquaticexplorers.nl. Deze versie is het laatst geüpdatet op 01-08-2019

Vragen, opmerkingen of klachten met betrekking tot persoonsgegevens

Heb je vragen, opmerkingen of klachten dan kun je deze mailen naar info@aquaticexplorers.nl.